Neue und aktuelle Verordnungen des BMF

(Bundesministerium der Finanzen)

GDPdU/GoBS

Seit dem 01.01.2002 gelten in Deutschland die GDPdU (Grundsätze zum Datenangriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).

GoBD

Seit dem 01.01.2015 ersetzten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die GDPdU und die GoBS.

Die GoBD regelt, dass alle Geschäftsvorfälle und Buchführungsprozesse einer digitalen Aufzeichnungspflichtig unterliegen. Zudem bestimmt sie neue Pflichten für die Bereiche der Finanzbuchführung, wie beispielsweise Material- und Warenwirtschaft, der Zeiterfassung und der Lohnabrechnung.

Eine ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form gilt somit ab 2015 für alle Unternehmen. Die Anforderungen an die digitale Auswertung von Kassensystemen ist mit einer Übergangsfrist bis zum 01.01.2017 geregelt. Spätestens ab diesem Zeitpunkt müssen die elektronisch auslesbaren Daten folgende Eigenschaften erfüllen:

  • unveränderbar
  • vollständig
  • zeitgerecht
  • richtig
  • zuordenbar
  • prüfbar

Betriebsprüfungen durch das Finanzamt bekommen eine neue Qualität

Seit Jahren verschärfen sich auch die Anforderungen an Kassensysteme und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeldgeschäften. Nach der Übergangsfrist bis 31.12.2016 bedeutet dies, dass alle Gewerbetreibenden verpflichtet sind, alle Geschäftsvorgänge digital zu speichern. Dies gilt auch für alle Kassenvorgänge, Preisänderungen, uvm. und macht Betriebsprüfungen durch das Finanzamt wieder zu einem wirkungsvollen Instrument. Vor allem bargeldintensive Geschäftsbereiche wie der Einzelhandel, die Gastronomie und das Friseurwesen zählen aus Sicht der Prüfer bei der Finanzbehörde zu den gefährdeten Risikobetrieben, die mit den neuen effizienten Prüfmethoden intensiv geprüft werden.
Die Vorschriften zur GDPdU/GoBS und GoBD sind verpflichtend für alle Kassenarten (Registrierkassen, PC-Kassen, POS – Point of Sale, EPOS – Electronic Point of Sale) und erstellen als Datenverarbeitungssystem steuerrelevante Unterlagen digital.

Wie und warum prüft das Finanzamt?

Die moderne GDPdU-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ist ein effizientes Instrument für die Steuerprüfer (Betriebsprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder), steuerrelevante Informationen umfassend und umgehend zu analysieren, auszuwerten und nachzuvollziehen. Die neue Prüfmethode, die Ausbildung und Schulung der Betriebsprüfer und eine ausgeweitete Prüfung bargeldintensiver Branchen wie der Gastronomie, dem Einzelhandel sowie der Friseurbetriebe sollen Mängel und Manipulationen aufdecken. Neben Plausibilitätsprüfungen mit branchentypischen Mittelwerten werden auch statistische Auswertungsverfahren genutzt.

Welche Daten meiner Kasse sind steuerlich relevante Daten?

Die neue Art der Betriebsprüfung durch die Steuerbehörden erfordert, dass alle Kassendaten jederzeit, unverzüglich und maschinell auswertbar in elektronischer Form erhältlich sind. Alle Kassensysteme, egal ob Registrierkasse, Tablet-Kassensystem oder konventionelle PC-Kasse. Die Kassen müssen die relevanten Kassendaten, wie steuerrelevante Umsatzdaten Finanzamt konform bereithalten. Diese Daten müssen vollständig, unveränderbar (revisionssicher), und nicht verdichtet über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum (aktuell 10 Jahre) aufbewahrt werden.

Dabei hat der Betriebsprüfer die Möglichkeit drei Arten des Datenzugriffs zu wählen

  • unmittelbarer Lesezugriff durch Hard- und Software vor Ort
  • mittelbarer Zugriff über maschinelle Auswertungen
  • Datenträgerüberlassung in unterschiedlichen Formen

Welche Daten gehören zu den steuerlich Relevanten?

  • Journaldaten (einzelne Bestellungen, Abrechnungen, Stornos mit Gründen, usw.)
  • Berichte (Auswertungsdaten wie Z-Berichte)
  • Stammdatenänderungen (Preisänderungen, Benutzer, Artikel, Hauptwarengruppen usw.)
  • Programmierdaten

In welcher Form müssen Kassendaten für die Betriebsprüfung aufbewahrt werden?

Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 2 der Abgabenordnung ist es seit dem 01.01.2002 die Pflicht jedes Gewerbetreibenden mit Bargeldtransaktionen alle Unterlagen, die mit Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, also auch alle Kassendaten, innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zu speichern.
Alle Einzeldaten sind in digitale auslesesbarer Form aufzubewahren und müssen der GDPdU-Verordnung entsprechen. Diese Anforderung des Bundesfinanzministeriums sollte von jedem Unternehmer dringend berücksichtigt werden. Kann Ihr Kassensystem dies nicht gewährleisten, so ist es umgehend auszutauschen.

Sind die Kassensysteme von Kassenkontor GDPdU/GoBS konform und GoBS geprüft?

Alle Kassensysteme von Kassenkontor erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der GDPdU/GoBS und GoBD: Alle Daten aus der LaCash Kassensofteware werden entsprechend der neusten gesetzlichen Vorgaben der Finanzbehörde zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gespeichert. Im dem Fall einer Betriebsprüfung sind diese Kassendaten jederzeit GDPdU/GoBS- und Finanzamt-konform abrufbar. Die Daten können unmittelbarer Lesezugriff durch Hard- und Software vor Ort, mittelbarer Zugriff über maschinelle Auswertungen oder per Datenträgerüberlassung in unterschiedlichen Formen abgerufen werden.

Hinweis: Diese Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität und stellen keine rechtlich verbindliche Aussage dar. Sie ersetzen keine rechtliche Beratung. Letzter Stand: April 2014.

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